GDPR

1. Inleiding

De bvba RMS8, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in de Rue des Waides 8 te 4890 THIMISTER-CLERMONT, ingeschreven in de KBO onder het nummer BE0891.617.862, hecht in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke (hierna 'RMS8' genoemd) veel belang aan de bescherming van uw gegevens en uw privacy.

In dit beleid met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens wordt uitgelegd hoe RMS8 de persoonsgegevens (hierna de 'persoonsgegevens' genoemd) verzamelt, gebruikt en bewaart van klanten, natuurlijke personen en alle natuurlijke personen die met de vennootschap in contact komen, met inbegrip van potentiële klanten, vertegenwoordigers of borgen van onze klanten, die zowel een natuurlijke als een rechtspersoon kunnen zijn (bv. beheerders van vennootschappen, mandatarissen, juridische vertegenwoordigers of andere contactpersonen), onze leveranciers, onze partners enz. (hierna 'u' genoemd).

Met 'persoonsgegevens' bedoelt RMS8 elke informatie die ons in staat stelt om u rechtstreeks of onrechtstreeks als natuurlijke persoon te identificeren.

De 'gegevensverwerking' heeft betrekking op elke handeling of geheel van handelingen die worden uitgevoerd en op uw persoonsgegevens worden toegepast. Het begrip verwerking betreft onder meer alle aspecten die verband houden met het verzamelen, opslaan, ordenen, bewaren, aanpassen of wijzigen, extraheren, raadplegen, gebruiken, communiceren door verspreiding of elke andere vorm van terbeschikkingstelling, toenadering of aansluiting, evenals het archiveren, wissen of vernietigen van die persoonsgegevens.

RMS8 bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt, de middelen die daarvoor worden ingezet en alle kenmerken van de verwerking, die in dit beleid worden uitgelegd. RMS8 is uw gesprekspartner en leeft de voorschriften met betrekking tot uw gegevens na ten opzichte van de controleautoriteiten.

Als u via een rechtspersoon in contact bent met RMS8, moet u weten dat RMS8 een kopie van dit beleid aan die rechtspersoon bezorgt met de vraag om elke persoon op wie de verwerking van persoonsgegevens door RMS8 betrekking heeft, daarvan op de hoogte te brengen.

RMS8 verwerkt uw gegevens op een totaal transparante manier en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en privacy, met inbegrip van de GDPR (Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

RMS8 verzamelt persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, post of het contactformulier op onze website, bij een vergadering met ons team met het oog op de ondertekening van een overeenkomst, in het kader van de uitvoering van de overeengekomen diensten op basis van een overeenkomst of bij een contact met onze supportteams.

RMS8 verzamelt en gebruikt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van onze activiteiten en die ons in staat stellen om u hoogwaardige gepersonaliseerde producten en diensten aan te bieden.

We verzamelen en verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens, met name:

- identificatiegegevens (bv. naam, voornaam, geboortedatum);

- contactgegevens (bv. postadres, e-mailadres, telefoonnummer);

- boekhoudkundige en financiële gegevens (bv. bankrekeningnummer, btw-nummer).

In geen geval verzamelen of verwerken we gevoelige gegevens.

Een aantal persoonsgegevens die we bij u verzamelen, hebben we nodig om onze contractuele verplichtingen ten opzichte van u te kunnen nakomen. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om bepaalde inlichtingen te verzamelen. Afhankelijk van het type persoonsgegevens en de redenen waarom we ze verwerken, is het mogelijk dat we - als u weigert om ons die gegevens te bezorgen - niet in staat zijn om onze contractuele verplichtingen na te komen of - in uitzonderlijke gevallen - onze relaties met u voort te zetten.

3. Waarom en op welke basis gebruiken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

a. Om ons in staat te stellen om uw aanvraag te verwerken (toestemming).

Wij gebruiken uw persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt om (bv. via het contactformulier op onze website) vragen te stellen over onze producten of onze diensten of om inlichtingen te verkrijgen, of om :

- u informatie te bezorgen over onze diensten en onze producten;

- u in contact te brengen met de juiste dienst;

- u te helpen en te antwoorden op uw vragen;

- de voorwaarden te evalueren waaraan we u onze diensten en onze producten kunnen aanbieden.

b. Om een overeenkomst uit te voeren die met u werd gesloten of om (pre)contractuele maatregelen te treffen.

We gebruiken uw persoonsgegevens om onze overeenkomsten te sluiten en uit te voeren en in dat kader ook om:

- contact met u op te nemen om uw bestelling af te ronden;

- onze diensten te verlenen en onze producten te leveren;

- u te helpen en te antwoorden op uw vragen;

- de contractuele relatie te beheren;

- facturen op te stellen, te innen en te controleren.

c. Om onze wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen.

We gebruiken en bewaren (archiveren) uw persoonsgegevens om onze wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen waaronder onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

d. Om onze gerechtvaardigde belangen te dienen.

We gebruiken uw persoonsgegevens om onze producten en diensten op de markt te brengen en te ontwikkelen, om ons risicobeheer te optimaliseren en om onze wettelijke belangen voor het gerecht te verdedigen en in dat kader ook om:

- de veiligheid van onze website in stand te houden en tegen fraude te beschermen;

- de klantentevredenheid te evalueren om beter de behoeften en de verwachtingen van de klanten te begrijpen en op die manier onze diensten en producten te verbeteren;

- statistieken op te stellen;

- klanten, leveranciers en partners te beheren (klantenbinding, afspraken met klanten, leveranciers en partners);

- elk geschil te beheren;

- de contacten te beheren (adressenboekje, beheer van een netwerk van contactpersonen);

- contact op te nemen met een persoon op vraag van een andere persoon (peetschap).

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens ?

a. Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens in onze opdracht door betrouwbare dienstverleners worden verwerkt.

Voor de uitvoering van bepaalde taken doen we een beroep op gespecialiseerde partners, die in dat geval optreden als onderaannemers. We bezorgen hen alleen de informatie die zij nodig hebben om de gevraagde dienst te verlenen en we vragen hen om uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken. We stellen alles in het werk om ervoor te zorgen dat al die derden met wie we samenwerken, de vertrouwelijkheid en de veiligheid van uw gegevens verzekeren. Zo kunnen we uw persoonsgegevens toegankelijk maken voor derden die ons bijstand verlenen en die ons helpen om de nodige informatica- en opslagdiensten te verlenen (leveranciers van platforms, hostingdiensten, onderhoudsdiensten en technische support).

b. We kunnen uw persoonsgegevens ook aan andere derden bezorgen

- als we verplicht zijn om uw persoonsgegevens te onthullen om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of om onze algemene voorwaarden of alle andere voorwaarden die u hebt aanvaard, te doen naleven of toepassen;

- of om de rechten, de eigendom of de veiligheid van RMS8, zijn klanten of werknemers te beschermen;

- als u ons daarvoor uw toestemming hebt verleend;

- als de wet ons die mogelijkheid biedt.

5. Waar bewaren we uw persoonsgegevens ?

Uw gegevens worden opgeslagen in een datacenter in de Europese Unie, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

6. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens ?

We kunnen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan de tijd die we nodig hebben voor de verwerking waarvoor de gegevens werden verzameld. Concreet gesteld maken we een onderscheid tussen een bewaar- en een archiveringsperiode.

- De bewaarperiode is de maximale periode waarin uw gegevens voor een specifieke verwerking mogen worden gebruikt. Wanneer die periode verstrijkt (omdat het nagestreefde doeleinde werd bereikt of is verdwenen of omdat u uw recht op verzet hebt laten gelden), worden uw gegevens uit onze database verwijderd. Gegevens in verband met prospects worden op die manier maximaal 5 jaar lang bewaard.

- De archiveringsperiode beantwoordt aan onze wettelijke verplichting (bv. om onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen, zijn we verplicht om uw factureringsgegevens gedurende maximaal 7 jaar bij te houden) of de juridische noodzaak om uw gegevens om bewijsredenen langer dan de bewaarperiode te moeten bijhouden. De gearchiveerde gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor controledoeleinden door een bevoegde instantie (bv. fiscus), om een bewijs te leveren in een rechtszaak, om redenen van interne audit enz. De duur van de archiveringsperiode varieert dus naargelang het geval.

7. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens ?

RMS8 hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en treft alle redelijke maatregelen om het verlies, het misbruik, de onthulling, de onbevoegde toegang of de wijziging van die gegevens te voorkomen.

Er worden geschikte maatregelen getroffen op technisch vlak (versleuteling, antivirus, firewall, toegangscontrole, enz.) en op organisatorisch vlak (strenge selectie van medewerkers, leveranciers, enz.) om een voldoende hoog veiligheidsniveau te verzekeren. Bovendien worden die veiligheidsmaatregelen regelmatig herzien en aangepast, zodat een geschikt beschermingsniveau kan worden verzekerd.

8. Link naar sociale netwerken

Onze website bevat links naar de sociale netwerken die we gebruiken (Facebook, LinkedIn, Twitter). Houd er rekening mee dat die websites hun eigen beleid voeren met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en dat we in geen geval aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de manier waarop die sites de verzamelde informatie gebruiken wanneer u op die links klikt. We vragen u daarom om kennis te nemen van hun beleid voordat u hen uw persoonsgegevens bezorgt.

9. Over welke rechten beschikt u en hoe kunt u die laten gelden ?

• Recht op inzage

U hebt het recht om uw persoonsgegevens waarover we beschikken, in te zien (onder voorbehoud van bepaalde beperkingen). Zo hebt u het recht om de doeleinden van de verwerking te kennen, evenals de betreffende gegevenscategorieën, de categorieën van bestemmelingen aan wie de gegevens worden bezorgd, de criteria die worden gehanteerd om de duur van de bewaarperiode van de gegevens te bepalen en de rechten die u op dit vlak kunt laten gelden. We kunnen hiervoor een redelijke vergoeding vragen, rekening houdend met de administratieve kosten die worden gemaakt om de informatie beschikbaar te stellen. Het is mogelijk dat duidelijk niet-gefundeerde, overmatige of herhaalde aanvragen niet worden beantwoord.

• Recht op correctie

U hebt het recht om te eisen dat uw persoonsgegevens worden gecorrigeerd als ze onjuist of achterhaald zijn en/of dat ze worden aangevuld als ze onvolledig zijn.

• Recht op gegevenswissing (of 'recht om vergeten te worden')

In sommige gevallen hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen of schrappen. Dit is geen absoluut recht, in die zin dat het mogelijk is dat we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te bewaren.

• Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om ons te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat we uw gegevens nog kunnen bewaren, maar dat we ze niet meer mogen gebruiken. Dat recht is van toepassing in bijzondere omstandigheden die door de GDPR worden voorzien, namelijk:

- wanneer u de juistheid betwist van uw persoonsgegevens die we verwerken. In dat geval zal onze behandeling van uw persoonsgegevens worden beperkt tijdens de duur van de verificatie van de juistheid van de gegevens;

- wanneer u zich verzet tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op onze gerechtvaardigde belangen. U kunt vragen om de gegevens te beperken terwijl we onze gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens controleren;

- wanneer uw gegevens het voorwerp hebben uitgemaakt van een ongeoorloofde verwerking door ons, maar wanneer u verkiest dat we de verwerking van de gegevens beperken in plaats van de gegevens te verwijderen;

- wanneer we uw persoonsgegevens niet meer hoeven te verwerken, maar u ze nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Recht op verzet

U kunt zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw persoonlijke situatie. RMS8 zal in dat geval uw gegevens niet meer verwerken, tenzij de onderneming kan aantonen dat er dringende gerechtvaardigde redenen zijn om de gegevens te verwerken. Die redenen hebben voorrang op uw recht op verzet. U beschikt over het absolute recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om direct-marketingdoeleinden.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd, op te vragen in een gestructureerd formaat, dat courant wordt gebruikt en dat op een computer kan worden gelezen of, wanneer dat technisch mogelijk is, om die gegevens aan een derde over te dragen. Dat recht geldt uitsluitend voor de gegevens die u hebt bezorgd, wanneer de verwerking ervan gebaseerd is op uw toestemming of op een overeenkomst en wanneer de verwerking met behulp van geautomatiseerde procedés wordt uitgevoerd.

• Recht op intrekking van uw toestemming.

Als u uw toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

• Hoe kunt u uw rechten laten gelden ?

Om uw rechten te laten gelden, moet u ons een schriftelijke aanvraag en een identiteitsbewijs per brief naar de bvba RMS8, Rue des Waides, 8 te 4890 THIMISTER-CLERMONT of per e-mail naar het adres info@rms8.be sturen.

We zullen die aanvraag zo snel mogelijk en ten laatste 1 maand na ontvangst beantwoorden (onder voorbehoud van de verdagingen die ons door de wet worden toegekend).

10. Wijzigingen

In een wereld van constante technologische evolutie kan dit beleid met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens onderhevig zijn aan wijzigingen. We vragen u dan ook om de recentste versie van dit document op onze website te raadplagen en we zullen u via onze website of via de andere gebruikelijke communicatiekanalen van elke ingrijpende wijziging op de hoogte brengen.

11. Vragen en klachten

Als u vragen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens dat door dit beleid met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens wordt bedoeld, kunt u per brief (bvba RMS8, Rue des Waides, 8 te 4890 THIMISTER-CLERMONT) of per e-mail op het adres info@rms8.be met ons contact opnemen.

Als u overigens niet tevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens door RMS8, kunt u daarover een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be